2.1.2 การจัดการทรัพยากรองค์กร (Enterprise Recourse Planning)
ระบบบริหารทรัพยากรองค์กร หรือ ERP (Enterprise Resource Planning) เป็นระบบที่ใช้ในการจัดการและวางแผนการใช้ทรัพยากรต่าง ๆ ขององค์กร โดยที่เชื่อมโยงระบบงานต่าง ๆ ขององค์กรเข้าด้วยกัน ตั้งแต่ระบบงานวางแผนการผลิต วางแผนบำรุงรักษาระบบงานจัดซื้อจัดจ้าง งานด้านบัญชีและการเงิน รวมทั้งระบบทรัพยากรบุคคล โดยมีฐานข้อมูลเก็บข้อมูลทุกอย่างไว้ที่เดียวกัน เพื่อป้องกันความซ้ำซ้อนของข้อมูล ลดเวลาและขั้นตอนการทำงาน เพิ่มประสิทธิภาพการจัดสรรข้อมูลให้ได้ประโยชน์สูงสุด

แสดงระบบบริหารทรัพยากรองค์กร (การไฟฟ้าฝ่ายผลิต)



ระบบงาน ERP
1. ระบบบัญชีและการเงิน (Financial Accounting)
เป็นระบบที่มีการเชื่อมต่อกับระบบงานย่อยอื่นอย่างสมบูรณ์ โดยสามารถบันทึกรายการบัญชีทันทีจากระบบงานย่อยต่าง ๆ ดังนั้นจึงสามารถช่วยลดงานด้านการบันทึกรายการเดินบัญชีลงได้อย่างมากเพื่อให้นักบัญชีสามารถปรับเปลี่ยนการทำงาน เพื่อทำหน้าที่วิเคราะห์ควบคุม และบริหารงานบัญชีได้อย่างเต็มที่ นอกจากนี้ยังทำให้ข้อมูลทางบัญชีต่าง ๆ ได้รับการปรับให้ถูกต้องตามรายการที่เกิดขึ้น และช่วยให้ผู้บริหารสามารถติดตามผลการดำเนินงานได้ตลอดเวลา
ซึ่งประกอบด้วยระบบบัญชีแยกประเภททั่วไป ระบบบัญชีลูกหนี้ ระบบบัญชีเจ้าหนี้ ระบบบัญชีศูนย์ต้นทุน / ศูนย์กำไร ระบบบริหารงบประมาณ
2. ระบบบัญชีทรัพย์สินถาวร (Asset Management)
เป็นระบบงานย่อย ที่ใช้รองรับการควบคุมสินทรัพย์ โดยระบบบัญชีทรัพย์สินถาวรจะเชื่อมโยงกับระบบบัญชีแยกประเภททั่วไปสำหรับทุก ๆ รายการทางบัญชีที่เกิดขึ้น
3. ระบบบริหารทรัพยากรบุคคล (Human Resource Administration)
เป็นระบบที่ช่วยในการสนับสนุนการติดต่อสื่อสาร ระหว่างองค์กรกับพนักงาน อำนวยความสะดวกให้พนักงานสามารถเข้ามาสร้าง ดูและแก้ไขข้อมูลของตนเอง โดยใช้เทคโนโลยีต่าง ๆ เข้ามาช่วย นอกจากนั้นยังเป็นระบบที่ช่วยในการบริหารจัดการวงจรอายุพนักงาน ตั้งแต่การคัดเลือกพนักงานเข้าทำงาน ช่วยในการค้นหาและเลือกพนักงานที่เหมาะสมกับงานตามความเชี่ยวชาญของบุคคลากร สร้างมาตรฐานในการวัดผลการปฏิบัติงาน และยังสามารถกำหนดแผนการฝึกอบรมพนักงานให้เป็นไปตามความเหมาะสมในแต่ละหน่วยงาน
4. ระบบพัฒนาทรัพยากรบุคคล (Human Resource Development)
เป็นระบบที่ช่วยในการพัฒนาความรู้ ทักษะ ความสามารถ รวมถึงศักยภาพของพนักงาน และยังเป็นการวางแผนความก้าวหน้าในสายอาชีพของทรัพยากรบุคคล
5. ระบบจัดซื้อจัดหาและบริหารสินค้าคงคลัง (Purchasing and Inventory Management)
ระบบนี้ประกอบด้วย ระบบย่อยเพื่อรองรับกระบวนการทำงานของผู้ใช้งาน ที่แตกต่างกันได้ดังนี้
- ระบบจัดซื้อจัดหา (Purchasing) สนับสนุนการทำงานในด้านการขอซื้อจากหน่วยงานต่าง ๆ การจัดทำใบสั่งซื้อ การรับสินค้าและการจัดการเรื่องใบแจ้งหนี้ เพื่อส่งไปประมวลผลในระบบบัญชีเจ้าหนี้
- ระบบการบริหารสินค้าคงคลัง (Inventory Management) รองรับการบันทึกรายละเอียดข้อมูลพัสดุ สถานะของพัสดุ สถานที่เก็บข้อมูลการเคลื่อนไหวของพัสดุ ข้อมูลพัสดุคงเหลือ การรับพัสดุเข้าคลังการเบิกจ่ายพัสดุ การโอนย้ายพัสดุ การตรวจนับพัสดุประจำงวด โดยระบบจะบันทึกรายการทางบัญชีโดยอัตโนมัติที่ระบบบัญชีการเงิน (Financial Accounting) เมื่อมีการทำรายการรับเข้า เบิกจ่าย โอนย้ายระหว่างคลัง เป็นต้น
6. ระบบการบริหารคลังสินค้า (Warehouse Management)
เป็นการนำเทคโนโลยีอินเทอร์เน็ต มาใช้ร่วมกับรูปแบบในการจัดซื้อจัดจ้างทางธุรกิจ รูปแบบการทำธุรกิจแบบนี้จะเป็นการจัดซื้อจัดจ้างเพื่อให้เกิดตลาดที่ผู้ซื้อและผู้ขายจำนวนมาก สามารถพบกันได้ โดยมีต้นทุนทั้งในเรื่องของเงินและเวลาน้อยที่สุด และสามารถจัดการซื้อขายภายใต้ราคาในรูปแบบ Dynamic Prices ทำให้ผู้ซื้อได้รับประโยชน์ในการหาผู้ขายที่สามารถให้ราคาและเงื่อนไขที่เหมาะสมกับองค์กร โดยสามารถทำธุรกรรมผ่านทางสื่ออินเทอร์เน็ตได้ สามารถเปิดประมูลผ่านทางอินเตอร์เน็ต สามารถใช้งานเพื่ออำนวยความสะดวกในการเปิดเสนอราคา โดยระบบสามารถทำงานผ่านทางอินเตอร์เน็ต และจัดเก็บข้อมูลการเสนอราคา การกำหนดเงื่อนไขในการประมูลได้
7. ระบบบริหารการขายและการกระจายสินค้า (Sales and Distribution)
เป็นระบบสำหรับประมวลผลรายการขายโดยครอบคลุมตั้งแต่การจัดทำใบเสนอราคา การบันทึกการขาย การจัดส่งสินค้า ตลอดจนการออกใบแจ้งหนี้ ซึ่งประกอบด้วยระบบงานย่อยดังนี้
- ระบบขาย (Sale)
- ระบบการจัดส่งสินค้า (Shipping & Delivery)
- ระบบการแจ้งหนี้ (Billing)
ระบบย่อยต่าง ๆ จะเชื่อมโยงข้อมูลระหว่างกัน และในขณะเดียวกันระบบบริหารการขายและการกระจายสินค้า จะเชื่อมโยงกับระบบอื่น ๆ ซึ่งทำให้สามารถปรับปรุงข้อมูลขณะปฏิบัติงานจริง การเรียกดูรายงานที่รวดเร็ว ถูกต้อง และเชื่อมโยงข้อมูลของระบบงานอื่น ๆ ไว้ในรายงานฉบับเดียวกัน เพื่อวิเคราะห์ข้อมูลและสนับสนุนการตัดสินใจในการปฏิบัติงาน เช่น การทำใบบันทึกการขาย สามารถทำการตรวจสอบวงเงินเชื่อของลูกค้าได้โดยอัตโนมัติ แบบ Real timeการตรวจสอบและจองปริมาณสินค้าในคลังที่จะขายได้อย่างอัตโนมัติ
8. ระบบการบำรุงรักษา (Plant Maintenance)
เป็นระบบที่ใช้สำหรับการเก็บข้อมูลทางเทคนิคของอุปกรณ์ไฟฟ้า ที่ใช้ในการผลิตและส่งกระแสไฟฟ้า เช่น สถานีส่งไฟฟ้าอุปกรณ์ส่งไฟฟ้า ระบบนี้สามารถช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการบริหารงานบำรุงรักษา การจัดการค่าใช้จ่าย การประเมินประสิทธิภาพ รวมทั้งประเมินความเสี่ยงที่จะเกิดขึ้น โดยครอบคลุมถึงการปฏิบัติงาน ตั้งแต่การกำหนดตารางการบำรุงรักษา รายละเอียดงานที่เกี่ยวข้อง จำนวนทรัพยากรที่ต้องใช้ เวลาที่ต้องใช้รวมทั้งควบคุมงบประมาณที่เกี่ยวข้อง นอกจากนี้ระบบยังสามารถจัดเก็บรายละเอียดประวัติงานประจำวันและสนับสนุนข้อมูล เพื่อประกอบการวิเคราะห์และตัดสินใจของผู้บริหาร รวมทั้งเชื่อมโยงข้อมูลกับระบบ ต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้องได้
9. ระบบบริหารการผลิต (Production Planning)
ระบบนี้รองรับการบริหารการผลิต โดยแยกเป็นกระบวนการย่อยได้ดังนี้
- การวางแผนการบริหารการผลิต (Production Planning)
- การผลิตผ่านใบสั่งผลิต (Production Order)
- การผลิตแบบต่อเนื่อง (Repetitive Manufacturing)
ระบบย่อยต่าง ๆ เชื่อมโยงข้อมูลระหว่างกัน และในขณะเดียวกันระบบบริหารการผลิตสามารถเชื่อมโยงกับระบบอื่น ๆ ซึ่งรวมถึงการปรับปรุงข้อมูล ณ ขณะปฏิบัติงานจริง การเรียกดูรายงานที่รวดเร็ว ถูกต้อง และเชื่อมโยงข้อมูลของระบบงานอื่น ๆ เพื่อวิเคราะห์ข้อมูลและสนับสนุนการตัดสินใจในการปฏิบัติงาน
การเชื่อมโยงระบบบริหารการผลิตกับระบบอื่น ๆ ได้แก่
- ระบบบริหารการขายและการกระจายสินค้า
(Sales and Distribution)
- ระบบจัดซื้อจัดหาและบริหารสินค้าคงคลัง
(Purchasing and Inventory Management)
- ระบบบัญชีศูนย์ต้นทุน / ศูนย์กำไร
(Cost Center Accounting)
10. ระบบสารสนเทศสำหรับผู้บริหารระดับสูง (Executive Information System)
ระบบนี้ทำหน้าที่สร้างคลังข้อมูลสารสนเทศ (Data Warehouse) ที่เหมาะสมสำหรับสนับสนุนการบริหารจัดการ และการตัดสินใจของผู้บริหาร และสามารถเชื่อมโยง ถ่ายโอนข้อมูลที่เกี่ยวข้องจากระบบงานอื่นภายในหน่วยงานได้ โดยอัตโนมัติตามระยะเวลาที่กำหนด รวมทั้งสามารถเชื่อมโยงและถ่ายโอนข้อมูลที่เกี่ยวข้องจากแหล่งข้อมูลภายนอก นอกจากนี้ระบบยังสามารถดึงข้อมูลจากคลังข้อมูลมาทำการวิเคราะห์ คำนวณ สนับสนุน การจัดทำรายงานข้อมูลสารสนเทศสำหรับผู้บริหารตามระยะเวลาที่กำหนด ด้วยการใช้ข้อมูลจากระบบ ERP และอนุญาตให้ผู้บริหารวิเคราะห์ข้อมูลข้ามสายงานที่ซับซ้อน รวมทั้งสนับสนุนวิธีการและเทคนิคการการจัดการกลยุทธ์ เช่น Activity Based and Management , Value Based Management and Balanced Scorecards ดังนั้นระบบจึงช่วยลดช่องว่างระหว่างกลยุทธ์กับการปฏิบัติในองค์กร
11. ระบบการบริหารโครงการ (Project Management)
ระบบนี้สามารถรองรับการวางแผน และการจัดการงบประมาณรวมทั้งค่าใช้จ่ายสำหรับงานโครงการ เช่น งานโครงการก่อสร้างหรืองานบำรุงรักษาแบบป้องกัน ระบบบริหารโครงการประกอบด้วยฟังก์ชั่นงานหลักดังนี้
- ฐานข้อมูลโครงการ (Project Master) เป็นส่วนงานที่รองรับการเก็บข้อมูลโครงการ (Project) และงานในโครงการ (Work Breakdown Structure – WBS) โดยสามารถกำหนด Milestone และกำหนดงานเป็น Hierarchy ได้ รวมทั้งสามารถจัดเก็บข้อมูลรายละเอียดต่าง ๆ ของงานหรือโครงการ เช่น วันที่เริ่มต้นและวันที่สิ้นสุด นอกจากนี้ระบบยังสามารถรองรับ การแสดงข้อมูลโครงการในลักษณะ Graphic หรือ Gantt chart ได้ด้วย
- การจัดการงบประมาณโครงการ (Project Budgeting) เป็นส่วนงานที่ช่วยควบคุมงบประมาณในแต่ละโครงการ โดยสามารถจัดเก็บงบประมาณของโครงการในแต่ละปี ระบบจะมีส่วนช่วยในการจัดตั้งและติดตามงบประมาณ
- การวางแผนโครงการและกำหนดตารางการทำงาน (Project Planning & Scheduling)
- การจัดเก็บและจัดสรรค่าใช้จ่าย (Project Settlement) เป็นระบบที่รองรับการจัดเก็บข้อมูลด้านการเงิน โดยสามารถบันทึกค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นในแต่ละงาน (Work Breakdown Settlement) และสามารถอ้างอิงกับเอกสารบันทึกค่าใช้จ่าย ในระบบบัญชีและการเงิน (Financial Accounting) เพื่อทำการตรวจสอบได้
12. ระบบบริหารการเงิน (Treasury)
เป็นระบบที่สามารถรองรับการวางแผนการเงินให้สอดคล้องกับงานโครงการต่าง ๆ ทั้งด้านรายรับรายจ่าย เพื่อทราบสถานการไหลของเงินเข้าและออก การจัดหาแหล่งของเงินมารองรับโครงการต่าง ๆ ที่จัดให้มีขึ้น รวมทั้งแผน การจ่ายชำระหนี้ตามงวดที่ถึงกำหนด ตามสกุลองค์กร ได้หลายสถานการณ์ตามเงื่อนไขขององค์กร ซึ่งจะประกอบด้วยระบบงานย่อย ดังต่อไปนี้
- ระบบบริหารเงินสด (Cash Management) สามารถประมาณการรับ / จ่ายเงิน สำหรับในช่วงระยะเวลาที่ต้องการ รวมทั้งสามารถรองรับการกระทบยอดกับธนาคารได้
- ระบบงบประมาณและการบริหารกองทุน (Budgeting & Fund Management) สามารถกำหนด โครงสร้างของงบประมาณ การแบ่งประเภทของงบประมาณ การสรุปผลต่างของงบประมาณและยอดที่ใช้จริง สามารถควบคุมการจ่ายเงินตามแหล่งของเงินทุน ตามงบประมาณที่ได้รับอนุมัติ
13. ระบบการจัดการเชิงกลยุทธ์ (Strategic Enterprise Management)
สนับสนุนการจัดการธุรกิจเชิง การจัดการเพิ่มมูลค่าของกิจการ โดยสนับสนุนและจัดลำดับความสำคัญของการตัดสินใจ ตามเป้าหมายโดยรวมขององค์กร นำเสนอข้อมูลให้ผู้บริหารวิเคราะห์ข้อมูลข้ามสายงานที่ซับซ้อน โดยจะต้องเชื่อมโยงข้อมูลที่มาจากระบบสารสนเทศสำหรับผู้บริหารระดับสูง (Executive Information System) ซึ่งระบบงานนี้ประกอบด้วย
- การตรวจสอบประสิทธิภาพขององค์กรCorporate Performance Monitor ในส่วนที่สนับสนุนการกำหนด การวิเคราะห์ การให้มุมมองและการตีความของตัวบ่งชี้ประสิทธิภาพ (Key Performance Indicator – KPI) โดยขบวนการเหล่านี้ทำให้เกิดการใช้เทคนิคมุมมองใหม่ ๆ ที่จะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการจัดการได้ ส่วนประกอบนี้ยังช่วยให้สามารถสร้างแบบจำลอง ที่ช่วยในการประเมินตนเองได้ เช่น Balanced Scorecards, Value Driver Trees และ Management Cockpit Scenarios
- จำลองและวางแผนทางธุรกิจ Business Planning and Simulation การ ในส่วนที่สนับสนุนการรวมกลยุทธ์ และการวางแผนการปฏิบัติการของธุรกิจบนโครงสร้างข้อมูลในหลาย ๆ ด้าน ให้มีความสอดคล้องกัน รวมถึงการสร้างแบบจำลองธุรกิจเชิงเส้นที่เปลี่ยนแปลงได้การจำลองสถานการณ์ การวางแผนเหตุการณ์ การประเมินค่าของความเสี่ยงธุรกิจ การจัดสรรทรัพยากรในส่วนการวางแผนธุรกิจและการพยากรณ์ที่เกิดจากเป้าหมายกลยุทธ์ KPI
14. ระบบ Enterprise Portal
เป็นระบบที่นำเอาหน้าจอของระบบงาน ที่ผู้ใช้งานต้องการเรียกมาแสดงผ่านทาง Web Page เช่น E-mail inbox, หน้าจอการทำงานของ Module ที่ตนรับผิดชอบ หรือข้อมูลที่เรียกใช้ประจำ เช่น อัตราแลกเปลี่ยน เป็นต้น การใช้งานสามารถเข้าใช้ทุกระบบได้ โดยผ่านการ Login เพียงหนึ่งครั้ง (Single Sign on) ซึ่งผู้ใช้สามารถที่จะปรับแต่งการแสดงผลของ Web Page ได้ตาม User ที่ Login เข้ามา (Personalize) และสามารถเรียกใช้งานระบบจากที่ใดก็ได้ที่มีเครือข่ายอินเทอร์เน็ต




ประโยชน์ของ ERP
1. เพิ่มประสิทธิภาพในการบริหารและการปฏิบัติงานให้กับกระบวนการทำงาน (Business Process)
2. สร้างระบบงานและกระบวนการทำงานให้ถูกต้อง รวดเร็วระบบเพียงครั้งเดียว เชื่อมโยงกันได้ครบวงจร
3. ลดความซ้ำซ้อนของการเก็บข้อมูล เนื่องจากนำข้อมูลเข้าระบบเพียงครั้งเดียว ทำให้ข้อมูลมีความเป็นมาตรฐาน และถูกต้องตรงกันทั่วทั้งองค์กร
4. มีศูนย์รวมระบบข้อมูลสารสนเทศที่ช่วยการตัดสินใจ
5. เป็นการนำกระบวนการทำงานที่ดีที่สุด (Best – Practice) มาใช้ในองค์กร
6. มีความยึดหยุ่นในการปรับเปลี่ยน หรือขยายระบบงาน ให้มีการำงานตรงตามกระบวนการทางธุรกิจที่ต้องการ
7. มีระบบการควบคุมภายใน และการรักษาความปลอดภัยที่ดี
8. ทำให้เกิดรายงานและการวิเคราะห์ที่สามารถใช้สำหรับการวางแผน
9. ช่วยลดค่าใช้จ่ายในการดำเนินงานระยะยาว
ประโยชน์ในเชิงคุณภาพ
1. ทำให้กระบวนการทำงานมีการประสานเชื่อมโยงข้อมูลซึ่งกันและกัน ระหว่างระบบงานด้านต่าง ๆ ให้เป็นหนึ่งเดียว รวมถึงการเชื่อมโยงข้อมูลกับบริษัทในเครือ บริษัทคู่ค้า
2. สามารถเชื่อมโยงข้อมูล ขององค์กร เข้ากับระบบเบิกจ่ายเงิน Electronic ของภาครัฐได้ (Government Financial Management Information System : GFMIS)
3. ช่วยให้เกิดการเปลี่ยนแปลงกระบวนการทำงานและวัฒนธรรมองค์กร ให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น
4. ทำให้ผู้ใช้งานระบบ Unified ERP มีแนวการปฏิบัติงานและกระบวนการคิดที่เป็นมาตรฐานสากล
5. เสริมสร้างภาพลักษณ์ขององค์กร สร้างความโปร่งใสและความถูกต้องของสารสนเทศ

สรุป
ระบบการจัดการทรัพยากรองค์กร (ERP) เป็นการวางแผนการใช้ทรัพยากรขององค์กร โดยการเชื่อมโยงระบบต่าง ๆ เข้าด้วยกัน ตั้งแต่รายการผลิต การบำรุงรักษา การจ้าง รวมทั้งทรัพยากรบุคคลโดยเก็บเป็นฐานข้อมูลไว้ที่เดียวกัน ทำให้การทำงานมีประสิทธิภาพมากขึ้น ลดเวลาการทำงาน ลดค่าใช้จ่ายในระยะยาว ลดการซ้ำซ้อนของข้อมูลจึงถือว่าเป็นการทำกระบวนการทำงานที่ดีที่สุดมาใช้ใช้ในองค์กร